Comunicação escrita: 3 dicas para mensagens claras

Notebook aberto com emails representando a comunicação escrita moderna

Você já parou para pensar em como a comunicação escrita evoluiu nos últimos tempos? No entanto, uma coisa não mudou. Ela continua sendo essencial, seja para mandar e-mails, enviar mensagens de texto e se expressar nas redes sociais, mensagens escritas são cada vez mais utilizadas. 

Quem é que nunca ignorou uma chamada de voz no famoso whatsapp por preferir uma mensagem? Por outro lado, quem é que ainda não experimentou um mal entendido por uma mensagem escrita que não ficou clara? 

Pois é, esses pontos nos mostram que, apesar da preferência por mensagens escritas ter aumentado, saber usar essa maneira de comunicação com sabedoria é indispensável para manter uma boa comunicação. 

Neste artigo, você vai descobrir três dicas práticas, baseadas em comportamento humano e neurociência, para melhorar sua habilidade de escrever mensagens claras e eficientes. Vamos lá?

Três dicas científicas para comunicação escrita eficiente

Um homem sorridente diante do computador digitando.

A neurociência é a ciência que estuda o funcionamento do cérebro e como isso é capaz de influenciar os comportamentos humanos. 

Com um pouco de conhecimento sobre como os neurotransmissores interferem nas ações e reações das pessoas, é possível entender melhor várias ações indispensáveis da nossa vida.

A comunicação escrita é uma delas e com as dicas abaixo você vai entender como transmitir mensagens claras e eficientes com eficácia. 

1. Conheça seu público-alvo

A primeira dica é bastante conhecida, mas você sabe por que é importante conhecer bem o seu público alvo? 

Bem, estudos comprovam que o cérebro humano é mais receptivo a informações significativas, pois elas despertam sensação de acolhimento, de “estar em casa” ou de ser compreendido. 

Por essa razão é que conhecer a fundo seu público alvo, incluindo dialeto, costumes, emoções e expectativas é muito importante para elaborar uma mensagem escrita atrativa. 

O ponto chave aqui é a empatia prática, colocar-se no lugar da pessoa que vai ler a sua mensagem e procurar transmitir informações importantes e com palavras que despertam sentimentos positivos.

2. Simplifique a linguagem:

A segunda dica é muito importante: simplifique a linguagem. Sim, a simplicidade é a chave. Isso porque o cérebro humano processa várias informações ao mesmo tempo, mas ele tem prioridades. 

Assim, quando uma mensagem tem palavras muito difíceis ou frases compridas demais, automaticamente gera uma sensação de desinteresse. 

Entenda, seu interlocutor não é preguiçoso! Isso acontece porque o cérebro sabe que tem muitas informações para considerar, então, como uma forma de “economizar energia”, ele dá preferência para mensagens fáceis de entender. 

Essa dica também colabora com a primeira, já que conhecer seu interlocutor te dá as ferramentas necessárias para adaptar a mensagem ao nível de simplicidade que pode ser entendida por ele. 

Por fim, procure pensar na mensagem escrita como uma conversa informal com um amigo, usando frases curtas e diretas. 

Evite os rodeios, palavras complicadas e expressões técnicas demais, isso vai tornar sua mensagem mais simples e atrativa para ler. 

3. Estruture a mensagem de maneira lógica

Por último, mas não menos importante, a estrutura da sua mensagem deve ter um fluxo lógico. Você já ouviu a expressão “sem pé nem cabeça”? Pois bem, evite escrever uma mensagem assim. 

Isso porque o cérebro tem a “programação” natural para procurar padrões e estruturas, a fim de facilitar a compreensão rápida das informações. 

Quando for elaborar a mensagem, comece introduzindo o assunto, depois siga para os pontos principais e por fim, faça uma conclusão que resuma o contexto de maneira simples. 

Parece um passo a passo para redação? Sim, parece, mas não é à toa que as redações são feitas desse jeito. 

Introduzir o assunto prepara o cérebro para o que vem a seguir na mensagem, usar linguagem simples e adequada nos pontos principais é essencial. Por fim, a conclusão vem como uma maneira de fixar o que foi dito na mensagem, o que facilita a compreensão. 

Usar palavras de ligação, como “em primeiro lugar”, “além disso” e “portanto” também é uma estratégia essencial para fazer uma transição suave entre os pontos da mensagem e não deixar a comunicação robotizada. 

Porém, aqui vale a máxima, menos é mais. Procure não exagerar nas conexões para não ficar forçado. Lembre-se sempre que a comunicação precisa parecer uma conversa natural, mesmo sendo através de uma mensagem escrita. 

Dica extra para comunicação escrita eficiente

Diferença entre fala e escrita na comunicação

Agora que você conheceu três dicas simples e eficientes comprovadas pela ciência para suas mensagens serem mais claras, temos uma dica extra para você.
A comunicação escrita é muito utilizada, mas ela não apresenta outras formas de comunicação que são importantes para complementar a mensagem. 

Estamos falando de linguagem corporal, gestos e tom de voz. Esses pontos de comunicação não verbal são geralmente tão importantes (ou até mais) que as próprias palavras. 

Por esse motivo, é muito importante aprimorar sua habilidade de escrever mensagens claras, diretas e educadas. 

Isso porque sem os elementos de comunicação mencionados acima, uma palavra ou expressão fora de contexto pode interferir gravemente na compreensão. 

Um exemplo que não é difícil de acontecer é um e-mail profissional gerar discussão ou mal estar na equipe pela maneira como foi interpretado. 

Às vezes, o que era para ser uma orientação construtiva pode ser entendido como uma acusação ou correção pejorativa, deixando o ambiente hostil sem necessidade.

Outra situação que pode acontecer bastante e inclusive já pode ter acontecido com você: uma mensagem escrita entre duas pessoas que mantém um relacionamento amoroso ser mal interpretado e gerar uma grande briga de casal. 

Isso porque, sem o toque do gesto e do tom de voz, a comunicação escrita precisa ser realmente clara e transmitida de maneira agradável. Evite usar frases ou palavras com duplo sentido ou deixar margem para interpretações erradas. 

Comunicação escrita a seu favor

Uma mulher sentada diante de um computador lendo algo. A comunicação escrita com mensagem clara é essencial nos tempos de hoje.

Mesmo que a maioria das pessoas tenha abandonado há muito tempo a comunicação com seus entes queridos com longas cartas escritas a mão, a escrita continua sendo importante. 

De maneira geral, a comunicação escrita se tornou mais requisitada ainda com as redes sociais e o crescimento da interação digital. 

Essa habilidade é muito valiosa e economiza muito tempo no dia a dia agitado das nossas rotinas. Saber usar isso a seu favor pode ser uma maneira eficiente de agilizar o trabalho e melhorar suas relações. 

Ao colocar em prática as três dicas que você conheceu neste artigo, você certamente vai ter um grande avanço na sua comunicação escrita. Porém, é bem importante lembrar que uma depende da outra para que tudo funcione bem.  

Conhecer seu público alvo permite que você simplifique a linguagem do jeito certo e estruture a mensagem com mais facilidade para ter atenção e compreensão do seu interlocutor. 

Lembre-se que saber se comunicar não tem a ver com entender muito sobre determinado assunto, mas sim, de saber fazer o seu interlocutor entender o que você quer dizer. 

Muitas pessoas pecam pelo excesso de informação, enquanto não se preocupam em deixar o assunto claro para quem lê.

Então, na próxima vez que precisar recorrer a comunicação escrita, procure colocar em prática essas dicas e veja como uma mensagem clara pode tornar a sua vida e as suas relações mais leves e fáceis.

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